KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
A. Amaç ve Kapsam
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) m.5/f.1 uyarınca hazırlanmıştır.
İşbu Politika ile kişisel verileri işlenen üçüncü kişilere yönelik kanuni bilgilendirmelerin yapılması, kişisel verilerin saklanma ve imhasına yönelik veri sorumlusu sıfatıyla Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin yükümlülüklerinin belirlenmesi, şirket organizasyonu içerisinde ilgili kişilerin görev ve sorumluluklarının tanınması amacını taşımaktadır.
Bilgin Demir Çelik A.Ş, mevzuat değişikliği veya kişisel verilerin korunması ile ilgili daha yüksek derecede bir tedbirin alınması gibi sebepler işbu Politika üzerinde tek taraflı değişiklik yapabilir. İşbu Politika’da yapılabilecek her türlü değişiklik, aynı esaslar dâhilinde ilgililere bildirilecektir.
B. Envanter ile Uyumluluk
İşbu Politika, Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından çıkarılan Kişisel Verilerin İşlenmesi Envanteri’ne (“Envanter”) uygun olarak hazırlanmıştır. Politika ve Envanter birlikte uygulanır ve yorumlanır. İki metin arasında çelişki olması durumunda Envanter hükümleri geçerli kabul edilir.
C. Tanımlar
İşbu Politika’da ve Envanter’de aşağıda belirtilen ve büyük harf ile başlayan terimler, aşağıda verilen anlamlara haiz olacaklardır:
- Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
- İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
- Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
- Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
- Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
- Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
- Envanter: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları kayıtları,
- Kayıt Ortamı: Kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
- KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
- İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
- Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması durumunda belirli aralıklarla gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
- Politika: Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nı,
- Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve genetik verileri,
- Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
- VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni,
- Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
D. Veri Sorumlusu
| Şirket Unvanı | Bilgin Demir Çelik A.Ş. |
|---|---|
| Adresi | Altınevler, Turgut Özal 2 Blv No: 140, Mamak/Ankara |
| Mersis No | 0127124561500001 |
| Ticaret Sicil No | 519946 |
| Resmi Web Adresi | https://www.bilgindemircelik.com.tr |
| info@bilgindemircelik.com.tr | |
| Telefon Numarası | 444 20 90 |
Veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Bilgin Demir Çelik A.Ş., KVKK’nın izin verdiği ölçüde ve ticari veya iş ilişkilerimiz kapsamında, açık rızanın temininin gerektiği hallerde ise ilgili kişinin açık rızasına da başvurarak kişisel verileri işleyebilmekte, kaydedebilmekte, muhafaza edebilmekte, yeniden düzenleyebilmekte, yurtiçi veya yurtdışına aktarım sağlayabilmektedir.
Bilgin Demir Çelik A.Ş., KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, veri sorumlusu sıfatıyla işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
E. İlgili Kişiler
Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından kişisel verisi toplanan ve işlenen ilgili kişi grupları aşağıda açıklanmaktadır:
- Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin çalışanları, stajyerleri, çalışanların birinci derece yakınları, çalışan ve stajyer adayları,
- Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin hissedarları, imza yetkilileri ve temsilcileri,
- Bilgin Demir Çelik A.Ş. ile ticari iş ilişkisine giren müşteri, taşeron, tedarikçi ve iş ortaklarının; imza yetkilisi, hissedarı, temsilcisi, danışmanı, çalışanı gibi gerçek kişiler,
- Bilgin Demir Çelik A.Ş. işyerini ziyaret eden gerçek kişiler.
F. Veri Kategorileri
Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından ilgili kişilerin aşağıda belirtilen kategorilerde kişisel verileri işlenmektedir. Veri kategorisi, ilgili kişinin Bilgin Demir Çelik A.Ş. ile arasındaki hukuki ve ticari ilişkiye göre değişkenlik gösterebilir:
| Kategorisi | Açıklama | Kişi Grupları |
|---|---|---|
| Kimlik | ad/soyad, ana/baba adı, anne kızlık soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Stajyer, Hissedar/Ortak, Çalışan, Çalışan Adayı |
| İletişim | adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon no vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Stajyer, Hissedar/Ortak, Çalışan, Çalışan Adayı, Çalışanların birinci derece yakınları |
| Lokasyon | Bulunduğu yerin konum bilgileri vb. | Çalışan |
| Özlük | Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş belgesi, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş, performans değerlendirme raporları vb. | Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayı |
| Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyası bilgileri vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Stajyer, Hissedar/Ortak, Çalışan, Çalışan Adayı |
| Müşteri İşlem | Çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontları, sipariş bilgisi, talep bilgisi vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Tedarikçi Çalışanı |
| Fiziksel Mekan Güvenliği | Ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları, kamera kayıtları vb. | Ziyaretçi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Stajyer, Hissedar/Ortak, Çalışan |
| İşlem Güvenliği | IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Hissedar/Ortak, Çalışan |
| Risk Yönetimi | Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
| Finans | Bilanço, finansal performans, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri vb. | Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Müşteri, Hissedar/Ortak, Çalışan |
| Mesleki Deneyim | Diploma bilgileri, kurslar, meslek içi eğitimler, sertifikalar, transkript vb. | Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayı |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Görsel ve işitsel kayıtlar vb. | Ziyaretçi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Stajyer, Çalışan |
| Sağlık Bilgileri | Engellilik durumu, kan grubu, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri vb. | Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayı |
| Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin özel nitelikli veriler vb. | Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayı |
G. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Esaslar
Bilgin Demir Çelik A.Ş. olarak kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyum sağlamaktayız:
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
H. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır:
- Şirketin ticari faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanların özlük işlemlerinin yürütülmesi,
- Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi,
- Tedarikçi ve iş ortaklarıyla olan sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- İç denetim, raporlama, finans ve muhasebe süreçlerinin gerçekleştirilmesi,
- Kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Çalışan, müşteri ve ziyaretçi memnuniyetinin sağlanması.
I. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri kapsamında, açık rıza alınarak veya Kanun’da öngörülen istisnai durumlarda ilgili üçüncü kişilere aktarılabilir. Bu kapsamda kişisel veriler aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilir:
- İlgili iş ortaklarına ve tedarikçilere,
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
- Bağımsız denetim ve danışmanlık şirketlerine,
- Avukatlara ve hukuk danışmanlarına,
- Bilgi işlem hizmet sağlayıcılarına,
- Finansal kuruluşlara ve bankalara,
- Yurt içi ve yurt dışındaki grup şirketlerine.
J. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Bilgin Demir Çelik A.Ş., kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen süreler kadar veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza eder. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
K. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemleri, Bilgin Demir Çelik A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında yürütülür. Bu işlemler, periyodik imha süreçleri dahil olmak üzere mevzuata uygun biçimde ve belirlenen usullere göre yapılır.
L. Kişisel Verilerin Güvenliği
Şirketimiz, kişisel verilerin korunması için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almakta; yetkisiz erişim, yanlış kullanım, ifşa, değişiklik veya imhayı önlemek amacıyla güvenlik sistemleri, erişim kontrolleri, şifreleme yöntemleri ve düzenli denetim mekanizmaları kullanmaktadır.
M. İlgili Kişilerin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
- Bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz edilerek aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Bu hakların kullanımı için talepler info@bilgindemircelik.com.tr adresine e-posta yoluyla veya Altınevler, Turgut Özal 2 Blv No: 140, Mamak/Ankara adresine yazılı olarak gönderilebilir.
N. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi
Türk Ceza Kanunu m.138 ve KVKK m.7 doğrultusunda kişisel veriler, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin kendi kararına istinaden veya İlgili Kişi’nin bu yönde bir talebi olması halinde silinir, imha edilir veya anonim hâle getirilir.
Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin ilgili mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri muhafaza etme hak ve/veya yükümlülüğü olan durumlarda veri sahibinin talebini yerine getirmeme hakkı saklıdır.
Fiziki ortamda tutulan kişisel veriler yok etme yöntemiyle imha edilir. Bu kapsamda karalama, üstünü çizme, shred (parçalama) ve demanyetize etme yöntemleri uygulanır. Elektronik ortamlarda ise veriler geri döndürülemeyecek şekilde silinir veya anonim hale getirilir.
O. Saklama ve İmha Süreleri
Bilgin Demir Çelik A.Ş. tarafından kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıdaki ölçütler esas alınır:
- Mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülmüşse, bu süreye riayet edilir,
- Mevzuatta süre öngörülmemişse, kişisel veriler işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır,
- Sürenin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
| İlgili Kişi | Kategori | Saklama Süresi |
|---|---|---|
| Çalışan | İşe alım evrakları, SGK bildirimleri ve özlük verileri | Hizmet akdinin bitiminden itibaren 10 yıl |
| Çalışan | İşyeri kişisel sağlık dosyası | Hizmet akdinin bitiminden itibaren 10 yıl |
| Müşteri, Taşeron, Tedarikçi | Kimlik, iletişim, finansal bilgiler | 10 yıl |
| Aday Personel | Özgeçmiş ve işe başvuru formu | Başvuru tarihinden itibaren 10 yıl |
| Stajyer | Staj dosyası | Staj bitiminden itibaren 10 yıl |
| Ziyaretçi / Çalışan | Kamera görüntüleri | 15 gün |
| KVKK Kayıtları | İmha işlemi kayıtları | 3 yıl |
Periyodik imha süresi Yönetmelik m.11 gereğince 6 ay olarak belirlenmiştir.
P. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişiler ve Görevleri
| Unvan | Görev Tanımı |
|---|---|
| Kişisel Veri Yöneticisi: Cansın Tanışman Yönetim Kurulu Başkan Yrd. | Kanuna uyumluluk sürecinde planlama, analiz, risk belirleme ve süreçlerin yönetilmesinden sorumludur. |
| Kişisel Veri Yönetici Yrd: Emine Kurt Finans Müdürü | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi, denetimlerin raporlanması ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
Q. Kişisel Veri Aktarımı
1. Yurtiçinde Kişisel Veri Aktarımı: Kişisel veriler, KVKK m.5/f.2 ve m.6/f.3 uyarınca açık rıza aranmaksızın, mevzuatın izin verdiği kapsamda yetkili idari veya adli kurumlara aktarılabilir.
2. Yurtdışında Kişisel Veri Aktarımı: Kişisel veriler, yurt dışı sunucu, barındırma veya depolama hizmetleri kapsamında aktarılabilir. Bu durumda Kurul’un yeterlilik kararına ve gerekli güvenlik önlemlerine uyulur.
R. İlgili Kişinin Hakları
İlgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir ve bu haklarını info@bilgindemircelik.com.tr adresine e-posta göndererek ya da Altınevler, Turgut Özal 2 Blv No: 140, Mamak/Ankara adresine yazılı olarak iletebilirler:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
- Aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhe sonuçlara itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme.
S. Politikanın Yürürlüğe Sokulması, İhlal Durumları ve Yaptırımlar
İşbu Politika tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girer ve Bilgin Demir Çelik A.Ş.’nin tüm iş birimleri, danışmanları ve hizmet sağlayıcıları için bağlayıcıdır. Politika ihlali tespit edildiğinde durum derhal ilgili birim amirine bildirilir; önemli ihlallerde Kişisel Verileri Koruma Komitesi bilgilendirilir. İhlalde bulunan çalışanlar hakkında gerekli idari işlemler İnsan Kaynakları tarafından yürütülür.
Veri Sorumlusu Sıfatıyla
BİLGİN DEMİR ÇELİK A.Ş.